En los últimos meses, la comunidad empresarial en España ha estado envuelta en un torbellino de información confusa y alarmante sobre la factura electrónica y el sistema VeriFactu, impulsados por una comunicación masiva de la Agencia Estatal de Administración Tributaria (AEAT). Este artículo tiene como objetivo aclarar las dudas y proporcionar información precisa sobre estas nuevas normativas que, aunque están en camino, aún no son obligatorias para la mayoría de los autónomos y pequeñas y medianas empresas (pymes).
### El Sistema VeriFactu: ¿Qué es y a quién afecta?
El sistema VeriFactu, que se encuentra regulado por el Real Decreto 1007/2023, representa un cambio significativo en la manera en que se gestionan las facturas en España. Aunque se espera que entre en vigor en 2026, con un calendario diferenciado para empresas y autónomos, es crucial entender que no todos los profesionales estarán obligados a adoptarlo.
La normativa se aplica exclusivamente a aquellos empresarios y profesionales que utilicen programas informáticos de facturación integrados. Esto significa que solo quienes emitan y conserven facturas y, además, procesen la información contenida en ellas para generar libros de IVA, IRPF o contabilidad, deberán cumplir con esta obligación. Por el contrario, aquellos que utilicen métodos más simples, como la facturación manual o herramientas básicas que no integren funciones contables, no estarán sujetos a esta normativa.
La Dirección General de Tributos ha confirmado en sus consultas vinculantes que quienes elaboren sus facturas de manera manual o con programas que solo generen e impriman facturas sin funcionalidades adicionales no están obligados a cambiar su forma de facturar. Esto incluye a pequeños talleres, comerciantes que entregan facturas impresas y autónomos que registran sus operaciones en documentos sencillos. Por lo tanto, la mayoría de los profesionales pueden continuar con sus métodos actuales de facturación sin temor a sanciones.
A pesar de esto, la AEAT prevé que el sistema VeriFactu se convierta en un estándar de control tributario en el futuro. Esto implica que, eventualmente, todos los programas de facturación deberán incorporar un código QR y una firma electrónica, lo que garantizará que el registro de las facturas sea inviolable y verificable. Esta medida tiene como objetivo prevenir la alteración o eliminación de facturas una vez que han sido emitidas.
### La Factura Electrónica Obligatoria: Cambios y Alcance
La factura electrónica obligatoria surge de la Ley 18/2022, conocida como Ley Crea y Crece, cuyo propósito es fomentar la digitalización, combatir la morosidad y eliminar el uso del papel en las relaciones comerciales. A diferencia de VeriFactu, que regula cómo se generan las facturas, la factura electrónica se centra en cómo se envían y reciben. Esta obligación se aplicará únicamente a las operaciones entre empresas y profesionales (B2B), excluyendo las facturas dirigidas a consumidores finales.
Es importante destacar que, por el momento, esta obligación no ha entrado en vigor, ya que aún se espera la aprobación del reglamento que desarrollará la ley. Una vez que esto suceda, las grandes empresas, aquellas con una facturación superior a 8 millones de euros, tendrán un año para adaptarse, mientras que el resto de las pymes y autónomos contarán con un plazo de dos años. Hasta que se implemente esta normativa, solo las facturas dirigidas a las administraciones públicas son electrónicas obligatorias, utilizando el formato Facturae, que está en vigor desde 2015.
La futura factura electrónica no afectará a quienes vendan bienes o servicios a particulares, pero sí a aquellos que realicen transacciones con otras empresas o autónomos. La implementación de esta normativa supondrá la gradual desaparición del papel en las relaciones comerciales, lo que traerá consigo ventajas en términos de trazabilidad, rapidez de cobro y control fiscal.
### Diferencias Clave entre las Nuevas Normativas
Es fundamental entender que el sistema informático de facturación, el registro de datos a través de VeriFactu y la factura electrónica obligatoria son tres obligaciones distintas, cada una con su propio calendario y destinatarios.
– **Sistema informático de facturación**: Regula cómo se generan las facturas dentro del negocio.
– **VeriFactu**: Establece las normas para registrar y proteger los datos contables frente a manipulaciones.
– **Factura electrónica**: Determina cómo deben intercambiarse las facturas entre empresas una vez emitidas.
La confusión entre estos conceptos ha sido la causa del desconcierto actual. No todo es obligatorio en este momento, ni lo será para todos al mismo tiempo. Por lo tanto, es esencial mantener la calma, verificar la información y confiar en los profesionales que pueden orientar a cada caso específico. La claridad en estos temas es crucial para que los empresarios y autónomos puedan adaptarse a las nuevas normativas sin sobresaltos ni malentendidos.
